Kto nie marzył o życiu wypełnionym podróżami, wizytach w najbardziej ekskluzywnych hotelach, restauracjach, jeżdżeniu samochodami marek premium i dostępie do życia dla najbardziej uprzywilejowanych?
Podobnie jak stewardessy pracujące w prywatnych jetach, które poświęcają sporą część swojego życia oferując dyspozycyjność w zamian za atrakcyjne warunki zatrudnienia, osobiści asystenci organizują i ułatwiają życie swoich klientów. Dbają, aby prezesi spółek lub zamożni przedsiębiorcy mieli wszystko dopięte na ostatni guzik i realizowali życie zawodowe oraz prywatne wedle swoich wymagań.
W Polsce praca w charakterze executive assistant lub personal consierge nadal budzi zdziwienie, a nawet niedowierzanie. Zarobki na takim stanowisku są zróżnicowane. Średnio wynoszą kilka lub kilkanaście tysięcy euro miesięcznie. Do tego dochodzi bogaty pakiet zawierający: ubezpieczenie, fundusz reprezentacyjny, samochód służbowy oraz inne atrakcyjne dodatki.
Wymagane kompetencje, w zależności od klienta i jego potrzeb potrafią być bardzo różne. Od umiejętności negocjacji, znajomości języków obcych, po prawo jazdy kategorii A. Umiejętność obsługi samochodów sportowych, a nawet patent sternika również wpisują się w tą listę. Osobisty asystent pełni wiele ról. Organizuje podróże służbowe po całym świecie, koordynuje kalendarz osobisty i firmowy klienta, który często zarządza kilkoma spółkami oraz dba o to, aby klient nie zapomniał o urodzinach żony czy dzieci, wymyślając niezapomniane wydarzenia, jak np. romantyczne wypady prywatnym jetem na weekend. Zorganizowanie, dyplomacja, dyskrecja, umiejętność znajdowania rozwiązań i spełniania niestandardowych życzeń są konieczne do pełnienia roli osobistego asystenta. Z uwagi na nieszablonowy charakter, praca asystenta budzi wiele emocji i zainteresowania.
Poznaj 10 porad zaczerpniętych od osób, które pracują dla polskich “szejków” czyli majętnych i wymagających klientów:
1. Zaufanie to podstawa wszystkiego
Podobnie jak arabscy szejkowie, majętny klient będzie chciał poznać Ciebie i Twój background. Szczegółowo zweryfikuje jakie szkoły kończyłeś, dla jakich firm pracowałeś, jakimi ludźmi się otaczasz. Uzyskanie jego zaufania może zabrać trochę czasu, jednak kiedy je zdobędziesz Twoje zadania nie będą monitorowane na poziomie micro zarządzania. Daje to dużo wolności z jednej strony, z drugiej to ogromna odpowiedzialność, gdyż jedna pomyłka może być katastrofalna w skutkach. Gdy raz stracisz zaufanie, może to oznaczać koniec współpracy. Podobnie jak prezesi linii lotniczych, którzy utopili miliony dolarów na błędnych inwestycjach i przypłacili to utratą pracy, tak samo osobisty asystent może jedną błędną decyzją przypłacić utratę stanowiska.
2. Planowanie, planowanie, planowanie
Planujesz wydatki, zarówno swoje, jak i klienta. Zdolność przewidywania bardzo się tu przyda. Musisz myśleć 3 kroki naprzód i brać pod uwagę szybko zmieniające się okoliczności. Oprócz tego, musisz brać pod uwagę wydatki, których nie ujęto w żadnym budżecie.
Planujesz czas i zadania. Bez planu i dobrego kalendarza zginiesz. Wyobraź sobie, że klient ma zaplanowane spotkanie z kontrahentem w Arabii Saudyjskiej, musi znaleźć się tam w niedzielę rano. Podróż zaplanowana, bilety kupione. W dzień wylotu budzi Cię komórka z wiadomością, że są problemy z lotem. Klient się denerwuje, czy nie przesadzą go do kabiny ekonomicznej, albo nie przeniosą na inny lot, w wyniku czego może stracić swoje połączenie i nie dotrze na czas na spotkanie biznesowe. W tej sytuacji zrywasz się na równe nogi, dzwonisz do obsługi linii lotniczej dochodząc całej sytuacji, planujesz, dokonujesz analizy, zmieniasz trasę.
Biznesmeni podlegają ograniczeniom linii lotniczych, a rejsy realizowane są w ramach dostępności warunków pogodowych. W zimie często zdarzają się opóźnienia. W Rosji usuwanie lodu ze skrzydeł samolotu przed wylotem może potrwać nawet godzinę. W rejonie Zatoki Arabskiej w miesiącach zimowych występują burze piaskowe, które mogą uziemić samolot wraz z Twoim klientem.
3. Proaktywność czyli propozycje rozwiązań
Twój klient płaci Ci za kreatywne myślenie, analizowanie danych i podanie najlepszej propozycji na tacy. Oczekuje od Ciebie dostarczenia gotowego rozwiązania, bez względu na to czy jest to proces inwestycyjny, znalezienie najkorzystniejszej oferty bankowej czy zakup krawata.
4. Więcej słuchaj, mniej mów
To proste i ogromnie ważne. Słuchając, obdarowujesz klienta uwagą i poznajesz jego potrzeby, dzięki czemu możesz zaplanować swoje działania, tak, aby spełnić jego oczekiwania.
Gdy mówisz, mów konkretnie. Ludzie biznesu nie lubią “lania wody”. Słowa są wiążące. Jeżeli powiesz A to musisz powiedzieć B. Słowa muszą być poparte działaniem. Jest to umowa, którą zawierasz, a Twój klient zawsze będzie oczekiwał wywiązania się z niej.
Nigdy nie obiecuj. Jeśli nie jest się pewnym to lepiej nie mów nic. Klient premium nie lubi rozczarowań, ceni czas, płaci i wymaga.
5. Dystans i ocena na chłodno
Pieniądze oznaczają duże potrzeby i zachcianki. Zamożni żyją w odrealnionym świecie, kreują swoją rzeczywistość, a ich jedynym ograniczeniem jest ich wyobraźnia. Posiadanie środków finansowych daje im poczucie władzy. Pomysły, które wyobrażeniem przechodzą pojęcie statystycznego Kowalskiego, zweryfikuj pod kątem rozwiązania w sferze rzeczywistej i dostosuj je do wymagań swojego klienta.
6. Wywiązuj się z terminów
Polscy szejkowie cenią sobie bardzo tę cechę. Efekt jest ważny. To oczywiste, ale termin to coś, co cenią bardziej niż wszystko. Czas jest jedynym deficytowym towarem, którego nie mogą kupić. Za żadne pieniądze.
7. Szanuj ich dorobek
Wielu ciężko na niego pracuje i to bez zbędnej ekscytacji. Dorobek jest po prostu wynikową ich pracy. Poświęcają swoją energię i skupienie. Okazywanie nadmiernego zachwytu nie jest dobrze postrzegane. Bez względu na temat podlegający ocenie. Osoby, które doszły do majątku ciężką pracą cenią pracowitość. Czasami liczą się z każdym groszem. Wyobraź sobie jak ciężko jest zarobić kilka milionów, myślisz, że komuś kto cięzko zapracował na taką kwotę, będzie łatwo się z nią rozstać?
8. Każdy jest tylko człowiekiem
Choć może się wydawać, że szejkowie to inny gatunek, w dalszym ciągu to ludzie, tacy sami jak my. Mają taki sam poziom odporności na stres jak my, tylko problemy w ich życiu są inne. Miewają słabości. Radzą sobie z nimi równie źle jak my.
9. Swoje poglądy zachowaj dla siebie
Nigdy nie wygłaszaj swoich opinii wobec niczego: marek aut, ubrań, religii, polityki. Zachowanie neutralności jest najlepszym rozwiązaniem. W biznesie dyplomacja jest kluczem do wielu drzwi. Jeżeli klient zażąda pomalowania samochodu na złoty kolor, bo ma taki kaprys, spełnj go.
10. Zachowaj krytyczność
Choć może okazać się to sprzeczne z poprzednim punktem, dyskutuj – zgadzanie się ze wszystkim bywa zgubne. Kwestionowanie pomysłów wymaga jednak ogromnego wyczucia. Należy wiedzieć, kiedy można sobie na to pozwolić i kiedy przyniesie to więcej korzyści, niż szkody.
Takim zachowaniem zyskujesz tylko w oczach klienta. Bezwładne wymachiwanie głową “na tak” nie przyniesie pożądanego efektu.
Ponad wszystko traktuj go normalnie. Kiedy poczuje, że postrzegasz go przez pryzmat jego portfela – giniesz.
